Dokumentumkezelő rendszer bevezetése

Dokumentumkezelő rendszer bevezetése

Egy vállalati, intézményi, illetve oktatási dokumentumkezelő rendszer (DMS) bevezetésénél minden esetben törekszünk arra, hogy a lehető legrövidebb időn belül használható eszközt adjunk a felhasználók kezébe. Az a tapasztalatunk, hogy a pontos üzleti igényeket sokkal könnyebb úgy meghatározni, hogy a felhasználók már látnak és használnak egy működő megoldást és az igényeiket ehhez képest határozzák meg.

Egy jól implementált – és a cég működéséhez igazított – rendszer a dokumentumok cégen belüli továbbítását teljes egészében átveszi az általánosan használt levelező rendszertől. Ezáltal a dokumentumok visszakeresése jelentősen egyszerűsödik, továbbá az E-Mail rendszer indokolatlan – nagy méretű dokumentumokkal való – terhelése is jelentősen csökkenthető.

Az első fázis telepítése a helyi környezettől és az első-körös (pl.: címtár, napló-rendszer, MTA, stb.) integrációs igénytől függően 1-3 hét alatt megtörténhet, azaz a felhasználók rendkívül gyorsan birtokba vehetik és megismerhetik a dokumentumkezelő és csoportmunka rendszert. A használat során pontosíthatók a hozzáférési jogosultságok, a szerepkörök, illetve meghatározhatók a belső munkafolyamatok is. Ebben a fázisban dől el véglegesen, hogy az adott szervezet számára elegendő-e az ingyenes Community Edition, vagy szükséges az Alfresco Enterprise licenc.

A második fázis egy hosszabb és erőforrás-igényesebb rész, ahol a cég méretétől és a projektben érintett szereplők aktivitásától függően akár hónapokig is húzódhat az információk összegyűjtése és a tervezési, validációs tevékenység is. A fázis egyes lépései (pl.: iratminták összegyűjtése) az első fázissal párhuzamosan is végrehajthatók, de a valódi specifikációs munka annak végével kezdődik.

A harmadik fázis egy jól definiálható integrációs műveletsor, melyben szoftverfejlesztés, testreszabás és külső rendszerekkel való kapcsolat-kialakítás a feladat. A napi ügymenetet segítő alkalmazás-integráció elsősorban a számlázási és a vállalatirányítási rendszerekkel való gép-gép kapcsolatot jelenti.

Dokumentumkezelő rendszer bevezetésének lépései (BroadBit)

A fenti célt úgy valósítjuk meg, hogy a bevezetést több technikai fázisra bontjuk:

  1. Alfresco környezet telepítése egy általános üzleti modellel és a hozzá tartozó automatizmusokkal:
    • A kiválasztott Alfresco ECM (általában 4.0, 4.2, vagy 5.x Community Edition) telepítése az elvárt futtató környezetbe
    • Az Alfresco ECM testreszabása, címtár integráció (LDAP, AD), mentési rendszer integráció, E-Mail küldés/fogadás integráció, stb.
    • Egy általános üzleti modell telepítése, melyben a következő dokumentum főtípusok (Munkaügyi, Cégirat, Projekt, Pénzügyi, Műszaki, Pályázati) és az azokhoz tartozó altípusok szerepelnek
      • A főtípusok közel 80 altípust fognak össze, melyek egyedi metaadat-szettel rendelkeznek, így az adott altípushoz (pl.: Számla, Teljesítés igazolás, Megrendelés, Önéletrajz, Alapító okirat, stb.) csak a szükséges értékek jelennek meg a felhasználói felületeken
    • Az általános üzleti modellhez tartozó automatizmusok (automatikus szortírozás, dokumentum átnevezés, stb.) telepítése
    • Az általános dokumentum-transzformációk telepítése, melyek lehetővé teszik a szkennelt dokumentumok OCR-ezését (automatikusan kereshető PDF-et generál a rendszer), vírusellenőrzését, a dokumentumon szereplő vonalkódok felismerését, illetve vonalkód érték alapján automatikus műveletek végrehajtását
    • Helyi telepítés esetén az irodai szkennerekkel való integráció is megtörténik, azaz a szkennerekről közvetlenül a dokumentumtárba történik a digitalizálás
    • Általános felhasználói rendszerismertető, illetve oktatás az Alfresco ECM, mint dokumentumkezelő és csoportmunka megoldás használatáról
  2. A cég dokumentumtípusainak, dokumentum-kezelési folyamatainak felmérése, majd a felmérés alapján az implementációs, integrációs terv elkészítése:
    • A céges iratminták alapján meghatározásra kerül a dokumentumkezelő rendszerbe kerülő iratok köre és tartalma (típusok, aspektusok, metaadatok)
    • A céges iratkezelés szabályzat is átvizsgálásra kerül, elsősorban az elektronikus, illetve elektronizált dokumentumok tekintetében
    • Meghatározásra kerülnek az iratok elektronizálásához, feldolgozásához kapcsolódó folyamatok és azok szereplői
    • Meghatározásra kerülnek a biztonsági szintek, a dokumentum- és mappa-hozzáférési jogosultságok
    • Meghatározásra kerülnek azon automatizmusok, melyek a jól definiálható műveleteket gépi úton valósítják meg (pl.: automatikus mappa-struktúra kialakítása, fájlnevek képzése, jóváhagyási munkafolyamatok indítása, stb.)
    • Előkészítésre kerül a migrálandó dokumentumok köre, illetve a migráció adat-forrása is – rendezetlen adatforrás (pl.: DVD-re kiírt, metaadat nélküli fájlok) esetén meg kell fogalmazni az automatikus tipizálási, csoportosítási igényeket is
      • Az ehhez szükséges adatbányászati (Big Data) kompetencia cégünknél rendelkezésre áll, egyedileg, az adatforrás minőségétől függően tudjuk vállalni az automatikus migrációs rendszer kialakítását
    • Archiváló megoldás és folyamat kialakítása és implementációja
  3. A 2. pontban elkészített, bemutatott és validált tervek implementációja, integrációja az alaprendszerbe:
    • A tervek alapján implementációs munka kezdődik, melynek eredményeképpen az üzleti igényekre szabott dokumentumkezelő rendszer kerül kialakításra
    • Az egyéb (ERP/Vállalatirányítási rendszer, Számlázó rendszer, Iktató rendszer, stb.) üzleti rendszerekkel való integráció is ebben a fázisban kerül megvalósításra
    • Üzemeltetői oktatás a kialakított infrastruktúrához
    • Felhasználói oktatás a céges, testreszabott környezethez

A fenti módszertan természetesen az adott céges igényeknek megfelelően módosulhat, már az ajánlati szakaszban definiálhatók az elérendő célok, így a bevezetés fázisai is.

Sikeres bevezetés után – megrendelői igény szerint – cégünk természetesen üzemeltetői és fejlesztői támogatást is biztosít a kialakított dokumentumkezelő rendszerre.